نرم‌افزار مایکروسافت پاورپوینت، معروف‌ترین برنامهء پرزنتر، برای ارائه سخنرانی و آموزش و امثال آن در جهان است. گفته می‌شود این برنامه به تنهایی، ۹۵ درصد سهم نرم افزارهای ارائه کنفرانس جهان را دارا است و یک میلیارد نفر در دنیا، برنامه پاورپوینت را روی سیستم نصب شده دارند. یادگیری این برنامه به لحاظ فنی ساده است، اما آنچه چالش‌برانگیز است، طراحی گرافیکی یک سخنرانی در پاورپوینت است. متاسفانه در بیشتر ارائه‌ها، به مبانی طراحی گرافیک توجه نمی‌شود. ناآگاهی از اصول طراحی در کنار رواج دانلود قالب پاورپوینت از اینترنت، تبدیل به آفتی در ارائه سمینارها شده است. اغلب این قالب‌های آماده پاورپوینت، توسط افراد ناآگاه به گرافیک در کشورهای چین و هند تهیه شده‌اند و گاه آنقدر استفاده شده‌اند که برای بینندگان کاملا آشنا و تکراری هستند. دانستن بعضی اصول طراحی گرافیک پاورپوینت می‌تواند شما را از این تمپلیت‌ها بی‌نیاز کند. در اینجا با فرض اینکه شما به لحاظ فنی کار با پاورپوینت را بلدید، قصد دارم به نکات مهمی از منظر گرافیک در تهیه یک پاورپوینت ساده و شیک اشاره کنم.
◄ نوشته مهدی محجوب، طراح گرافیک
با رعایت چند نکتهء گرافیکی بسیار ساده، می‌توانید خودتان یک قالب حرفه‌ای پاورپوینت طراحی کنید، بدون اینکه مجبور به استفاده از کارهای کپی و تکراری باشید.
■ چه گرافیکی برای پسزمینه پاورپوینت مناسب است؟
تلاش نکنید مفهوم پسزمینه یا بک‌گراند شما، لزوما مرتبط با عنوان سخنرانی باشد. می‌توانید کاور/اسلاید اول پاورپوینت خود را کمی اغراق‌شده طراحی کنید، اما در اسلایدهای داخلی، از گرافیک و افکت سنگین در پسزمینه درج نکنید. از قراردادن تصاویری که متن شما را ناخوانا کند، در پسزمینه خودداری کنید. بطور مثال قرارگیری افکت‌های فلش و رعد و برق روی پسزمینه حرکت اشتباهی است. چه در مورد پسزمینه و چه سایر عناصر گرافیکی، به یاد داشته باشید که مخاطبان شما، آمده‌اند تا به سخنان و مطالب شما گوش بدهند، نه اینکه فقط عکس و فیلم تماشا کنند.
پیشنهاد می‌کنم برای پسزمینه، از رنگ‌های خنثی، یا رنگ‌های دارای عمق مثل رنگ کبود و زرشکی یکدست استفاده کنید. این رنگ‌ها خوانایی عناوین را افزایش می‌دهند و در عین حال بیننده را خسته نمی‌نند. از رنگ سفید در پسزمینه استفاده نکنید، مگر اینکه قصد کورکردن بینندگان را داشته باشید! همچنین رنگ‌های درخشان و اصطلاحا فسفری را در پسزمینه بکار نبرید. اگر به رنگی درخشان علاقه دارید، پیشنهاد می‌کنم حداقل آن را کمرنگ (Desaturated) کنید.
• پیشنهاد: کاور/اسلاید اول سخنرانی که مشخصات روی آن قرار دارد را عینا در آخرین اسلاید تکرار کنید و فقط کلمه پایان را روی آن قرار دهید. اگر کسی وسط سخنرانی شما به سالن برسد، حق دارد حداقل عنوان تحقیق و نام شما را بداند که اسلاید آخر به شکل گفته شده، به این امر کمک می‌کند.
■ گرافیک و تِم کلی پاورپوینت:
در پاورپوینت، فرد ارائه‌دهنده و محتویات سخنرانی، مهمتر از خود پاورپوینت هستند. بنابراین گرافیک پاورپوینت نباید بیشتر از خود محتویات و ارائه‌دهنده جلب توجه کند. مردم باید محتویات را به یاد بیاورند، نه گرافیک پاورپوینت را. گرافیک باید خرجِ فهمِ محتوا شود، نه برعکس. پاورپوینت را حتی‌المقدور ساده و شیک طراحی کنید تا این اتفاق بهتر بیفتد. با توجه به موقعیت و شیوه عملکرد نمایشگرها، بهتراست اسلاید شما فضای خالی به میزان مناسب داشته باشد. پس عناصر اضافه مثل تصویر، تسکت باکس (کادر دور متن)، لوگو و غیره را در صورت عدم ضرورت حذف کنید.
از عکس و گرافیک با کیفیت استفاده کنید. کشیدن و بزرگ کردن یک عکس کوچک، از کیفیت آن کم خواهد کرد، بویژه در پخش با ویدئو پروژکتور، این نواقص کیفی بیشتر نمود می‌یابند. مونیتوری که در آن پاورپوینت را می‌سازید، معمولا شما را در این مورد فریب می‌دهد.
گرافیک کلی پاورپوینت را به حد کافی جذاب طراحی کنید، بیشتر بینندگان بعد از چند دقیقه از شروع سخنرانی شما، در صورتی که چیز جذابی در ارائه نبینند، دیگر توجهی به شما نخواهند کرد و پذیرایی احتمالی نیز بیشتر توجه آن‌ها را کاهش می‌دهد! از گرافیک‌های پیشنهادی خود پاورپوینت استفاده نکنید، چون هزاران بار دیگر نیز استفاده شده و برای بینندگان شما جذاب نیستند. اگر دوست دارید یک تم برای صفحات پاورپوینت درست کنید، اما به سمت تمپلیت‌های آماده نروید، بینندگان شما، صدها بار این طرح‌های آماده را در ارائه‌های دیگران دیده‌اند.
رنگ مناسب، می‌تواند توجه بیننده را جلب کند و تمرکز او را به سمت موضع مورد نظر شما هدایت کند. رنگ‌ها همانطور که احتمالا می‌دانید، به دو دسته سرد و گرم تقسیم می شوند. یک پیشنهاد خوب، بکار بردن رنگ سرد در پسزمینه و رنگ گرم برای عناصر ارائه است. به نور محیط ارائه در انتخاب رنگ‌ها دقت کنید.
بهتر است اسلایدهای پاورپوینت شما، در کنار یکدیگر هم دارای مفهوم خاص داشته و از هم قابل تشخیص باشند. این بدان معناست که لازم است گاهی در حین ارائه، تمام اسلایدها را یکجا و کنار هم به بینندگان نشان دهید تا ارزیابی کنند در کجای ارائه قرار دارند و اطلاعاتی که تا آن لحظهء خاص دریافت کرده‌اند مرور نمایند. در هنگام طراحی نیز، اگر گاهی اسلایدها را کنار هم نگاه کنید، ضعف احتمالی آن ها را نسبت به هم خواهید فهمید و ویرایش خواهید کرد.
■ استفاده از بولت‌ها، اینفوگرافی و سایر نشانگرها:
از بولت حساب‌شده استفاده کنید. منظور از بولت گرافیکی است که بصورت دایره، مربع و…، در ابتدای یک جمله یا یک آیتم قرار می‌گیرد تا محل شروع آن‌را مشخص کند. بولت یا عددگذاری مفید است، اما وقتی از حدی بیشتر شود، بسیار خسته‌کننده شده و کمکی به گم نکردن عناوین نمی‌کند.
در کنار بولت، استفاده از اینفوگرافی، دیاگرام، نمودار و…، همگی کمک به بهبود پاورپوینت می‌کند. برنامه پاورپوینت تعداد زیادی پیشفرض برای اینفوگرافی دارد اما محدود به آن‌ها نباشید و اینفوگرافی جدید بسازید.
■ توجه به مکان ارائه:
اگر قرار است در مکانی تاریک مطلب ارائه کنید، پسزمینه تیره مثل سرمه‌ای و خاکستری، با یک متن سفید یا رنگ روشن خوب جواب می‌دهد. اما اگر قرار است در مکانی روشن ارائه کنید، در این صورت پسزمینه کمی روشن‌تر (سفید نه!) با متن تیره بهتر جوا ب می‌دهد. در مکانهای روشن، تصاویر با بک گراند تیره و متن روشن، دیده نمی‌شوند اما متن سیاه روی پسزمینه روشن بهتر دیده می‌شود.
به فاصلهء بینندگان تا پرده دقت کنید. در دانشگاه‌ها، سمینارها و اتاق‌های کنفرانس، تنوع زیادی از لحاظ فاصله وجود دارد. به این مساله دقت کنید و اندازه عناصر را با توجه به آن انتخاب کنید. اندازه بیش از حد بزرگ متن و عناصر وقتی بیننده شما چندمتر بیشتر با شما فاصله ندارد، به اندازهء فونت‌های ریز در یک سالن بزرگ، آزاردهنده است.
امکانات فنی مکان ارائه چطور است؟ آیا سیستم شخصی شما به راحتی با سیستم پخش میزبان همسو و متصل می‌شود یا مجبورید از کامپیوتر موجود در محل استفاده کنید؟ نکته مهم این است که اگر فایل سخنرانی خود را روی سیستمی بجز سیستمی که پاورپوینت را آنجا ساخته‌اید نمایش دهید، ممکن است فونت‌های شما در سیستم جدید پشتیبانی نشوند، به همین دلیل فایل‌های فونت را همراه داشته باشید، یا با سیستم شخصی پاورپوینت را ارائه کنید. این مساله در مورد ویدئوها و اصوات هم صادق است. ممکن است با کپی کردن فایل پاورپوینت، ویدئوها و سایر فایل‌های الحاقی همراه آن کپی نشود و هنگام ارائه غافلگیر شوید.
■ انتخاب فونت مناسب:
فونت‌ها، جدای از محتوای مطالب، خودشان می‌توانند حامل پیام یا حس خاصی باشند. بنابراین انتخاب فونت حائز اهمیت است. در پاورپوینت مثل پوسترهای علمی مقالات، از کاربرد فونت‌های متفاوت و بی‌ربط خودداری کرده و یک نوع فونت یا یک خانوادهء فونت (نازک/بولد) را در طول ارائه خود بکار بگیرید. به تفاوت فونت‌های سریف و سانزسریف دقت کنید، فونت‌های سریف‌دار، برای متن‌های حجیم ساخته شده‌اند و فونت‌های بدون سریف (سانزسریف) برای متن‌های کوتاه. در ارائه روی پرده، بدلیل کیفیت پروژکتورها، سریف چندان دیده نمی‌شود و فونت‌های سانزسریف بهتر هستند. این مساله برای فونت‌های انگلیسی است. در فونت‌های فارسی هم تلاش کنید از فونت‌های دارای زوائد و دکور زیاد جدا خودداری کنید. فونت‌های کلاسیک و ساده انتخاب کنید. به هر حال، هر فونتی انتخاب می‌کنید، مطمئن باشید در تمام سالن به خوبی دیده می‌شود. بهتر است قبل از ارائه نهایی، یکبار پاورپوینت خود را روی پرده ببینید و بر این مبنا آن‌را ویرایش کنید تا در روز ارائه غافلگیر نشوید.
جدا از یکسان بودن فونت، بهتر است عناوین، در کلیه اسلایدها از نظر اندازه، سبک، رنگ و جایگاه در صفحه، یکسان باشند. انتخاب اندازه فونت به شکلی باشد که بین عناوین و خود متن بتوان به راحتی تفکیک قائل شد. مجموعه کار با فونت، مثل حرکت بر لبه تیغ است. در عین ضرورت یونیفورم بودن فونت‌ها، باید دقت کنیم تا کار یکنواخت و خسته‌کننده نباشد.
■ ویدئو و سایر رسانه‌ها:
از ویدئو و صوت، تنها در زمانی که ضرورت دارد، استفاده کنید. جایی از ویدئو استفاده کنید که مطمئنید تصویر، کلام و نوشته، نمی‌تواند منظور شما را بخوبی برساند. پاورپوینت از ویدئو هم پشتیبانی می‌کند و نیاز به پخش آن در محیط دیگری نیست. ویدئو در کنار رساندن بهتر موضوع، در عوض کردن فضا و حال و هوای بینندگان و جلب توجه مجدد آن‌ها موثر است. می‌توانید کلمات کلیدی ارائه خودتان را به شکلی در اسلایدها متفاوت کنید، اما این ایجاد تفاوت نباید با کاربرد فونت‌های نامتعارف باشد.. در هرحال توجه داشته باشید: متن را از روی پاورپوینت روخوانی نکنید! آنچه می‌گویید نباید مو به مو آن چیزی باشد که بیننده خودش در حال خواندن روی اسلاید است.
استفاده از انیمیشن، با هدف درک بهتر یک مفهوم، باید بسیار محدود و حساب شده باشد. استفاده زیاد از انیمیشن، حسی غیرعلمی و کودکانه به کار شما می‌دهد. افکت انیمیشن به محتویات ارائه نیز باید به همین شکل ساده و کلاسیک باشد. مثلا محو شدن یک عنصر در عنصر دیگر، حرکت کردن عنصری که دیگر با آن کاری ندارید به خارج کادر، چشمک زدن و امثال آن، بهتر است با حداقل افکت باشد. در یک کلام، افکت‌های انیمیشن از نوعی نباشد که توجه مخاطب بجای محتویات، به آن افکت‌ها معطوف شود. چه خوب است انیمیشن در خدمت تقویت مفهوم مورد نظر شما باشد.
■ رعایت حاشیه و گرید:
برای اسلایدهای پاورپوینت خود، حاشیه در نظر بگیرید. منظورم این نیست که این حاشیه باید لزوما دیده شود، بلکه فقط باید تمام عناصر اسلایدهای مختلف، فاصلهء منظمی از طرفین اسلاید داشته باشند و این فاصله در تمام اسلایدها یکسان باشد. عناصر مهم را به لبه‌ها بویژه در پایین نزدیک نکنید، مخصوصا اینکه در خیلی از مکانهای ارائه در کشورمان، تنظیمات نامناسب است و بخشی از تصویر به خوبی دیده نمی‌شود. یا از کادر پرده خارج می‌شود و یا اشیایی مثل میز و تریبون و… جلو دید مردم را می‌گیرند. بیست یا سی پیکسل فاصله از حاشیه اسلاید می‌تواند مناسب باشد. بجز حاشیه از طرفین، عناصر نیز در کل پاورپوینت بهتر است نسبت به هم، با فاصله یکسان و استاندارد باشند. برای این منظور می‌توانید یک گرید یا جدول فرضی برای چیدن عکس و متن و غیره در صفحات اسلاید تهیه کنید و در انتها آن را حذف کنید. چه در پاورپوینت و چه در سایر اقلام گرافیکی و تبلیغاتی، داشتن جدول راهنما (گرید) برای چیدمان عناصر بسیار مفید است. این کار کمک می‌کند که هر اسلاید شما، ساز خود را نزند و در عین تفاوت، همسو با بدنهء کلی پاورپوینت.
◄ در صورتیکه سوالی دارید، زیر این مطلب مطرح کنید تا پاسخگو باشم.
پایان
◄ نوشته مهدی محجوب، طراح گرافیک
